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Festschreibung
Der Betriebsprüfer stellt zu Beginn fest, ob die Buchführung festgeschrieben wurde.
Grundlage: Gem. GoBD müssen Sie Ihre Buchführung monatlich festschreiben, spätestens bis zum 30. des Folgemonats. Dadurch soll die Unveränderbarkeit gewährleistet werden.
Häufige Fehler: Mangelt es an der Festschreibung von Buchungsstapeln, liegt ein erheblicher Mangel vor. Werden weitere erhebliche Mängel festgestellt, drohen Hinzuschätzungen zum Gewinn.
To Do: In der Regel sollte die Festschreibung laufend erfolgen. Sobald die Prüfungsanordnung bei Ihnen zugeht, sollten Sie diese überprüfen und ggf. nachholen.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Durch die Kombination des § 147 Abs. 2 AO (welcher besagt, dass die Finanzbehörde das Recht hat, “Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen“) und durch den Einsatz der Prüfersoftware IDEA, ist es eine der leichtesten Übungen für den Betriebsprüfer Lücken in Ihren fortlaufenden Rechnungsnummern Ihrer Debitorenrechnungen zu finden.
Häufige Fehler: Je nach Rechnungsschreibungsprogramm oder bei der Umstellung auf andere Programme kann es zu Lücken in der Vergabe der Rechnungsnummern kommen. Können diese Lücken nicht aufgeklärt und plausibilisiert werden, führt das im Regelfall zu Schätzungen von Umsätzen.
To Do: Verschriftlichen Sie den Ablauf der Rechnungsnummernvergabe und wer welche Zugriffsrechte hat.
Prüfen Sie die Möglichkeiten eines digitalen Exportes der Rechnungsübersicht aus Ihren Fakturierungsprogramm.
Notieren Sie die erste und letzte Rechnung eines Rechnungsnummernkreises des Wirtschaftsjahres. Kommt es zu Lücken, sollten diese geklärt und zusammen mit der Begründung notiert werden.
Spätestens bei Eingang der Prüfungsanordnung sollten Sie prüfen, ob Lücken bei der fortlaufenden Nummerierung vorhanden sind und diese ggf. klären.
Zusammenfassende Meldungen
Führen Sie bestimmte grenzüberschreitende Lieferungen/ sonstige Leistungen innerhalb der EU durch, müssen Sie eine zusammenfassende Meldung abgeben gem. § 18a UStG, denn mit der Umsetzung der Quick Fixes wurde die ZM zu einer materiell-rechtlichen Voraussetzung für die Steuerbefreiung.
Häufige Fehler: Die Werte der ZM stimmen nicht mit den Buchungen auf den Erlöskonten überein.
Die Konsequenz ist die Versagung der Steuerfreiheit.
To Do: Führen Sie einen Abgleich der ZM mit den Erlösbuchungen aus den innergemeinschaftlichen Lieferungen durch. Denken Sie auch an die Überprüfung der USt.ID Nummer!
Fallen Ihnen Fehler auf, führen Sie umgehend eine Berichtigung durch.
Aufbewahrung elektronischer Daten
Alle Handels-, Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen worden sind. Gem. RZ 135 GoBD können aufbewahrungspflichtige Unterlagen in eigene Formate umgewandelt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass keine inhaltliche oder bildliche Veränderung vorgenommen wird und der Datenzugriff der Finanzbehörden, sowie die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt ist.
Häufige Fehler: Die elektronischen Daten können nachträglich verändert werden oder werden nicht im Original aufbewahrt, z.B. werden e-Rechnungen gedruckt und in Papierform abgeheftet.
Bei Aufbewahrungsmängeln kommt es zu Schätzungsbefugnis gem. § 162 AO. Diese greift übrigens auch bei einem unverschuldeten Verlust!
To Do: Überprüfen Sie laufend, ob Ihre Software die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet. E-Rechnungen müssen in einem lesbaren Format gesichtet werden können.
Hinweis: Sollten Sie die elektronischen Daten in einer Cloud sichern, klären Sie, wo sich der Server physisch befindet. Gem. 146 Abs. 2b AO bedarf es einen Antrag bei der Finanzverwaltung, wenn der Server sich in einem Drittstaat befindet.
Wichtig ist, dass gewährleistet wird, dass die elektronischen Daten über die gesamte Aufbewahrungsfrist sicher gespeichert werden.
Reminder zu den steuerlichen Aufbewahrungsfristen
Buchungsbelege + Handelsbücher: 10 Jahre
Geschäftsbriefe: 6 Jahre
